浅谈关于档案室的管理心

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浅谈关于档案室的管理心得

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安评中心：王晓丹

    对于一个公司来说，或多或少都会形成一些以备考察的文字、图像、声像、标本等不同形式的历史记录，而作为档案管理者要进行收集、整理、保管和利用等管理工作，有效提高档案的管理水平，充分发挥档案应有的作用，实现档案的价值，为公司各项工作提供良好的服务。在此谈一下自己对关于档案室管理的体会：
（一）档案的归档
1. 资料归档时要做好移交清单，双方进行签字确认，一式两份，归档部门及档案室各保留一份。
2. 档案室对接收到的档案要进行分类、整理、装盒、档案实体排列以及安全的保管工作。
3. 对于利用率较多、实物性质的档案资料，不仅要进行实物归档，同时还要求扫描或拍照进行电子版存档。
4. 档案管理员应对档案卷宗的保存情况进行定期的检查，若发现霉变、破损等情况，应立即报告主管领导及时采取有效的补救措施。
5. 对于一些较为重要的原始记录也应进行扫描备份，并做出相应的记录，以便日后方便检索。
6. 对于一些仪器自带的光盘及所有电子文件U盘都需放入防磁柜进行保管。
（二）档案的借用于归还
1. 借用人应填写相关的借用记录，并说明原因，由上级领导签字批准后，档案管理员方可提供相应的资料。
2. 查阅时不许带出档案室。
3. 复印需在档案管理员监督下进行。
4. 借出时需经机构负责人批准，并将原件进行扫描，以备归还时与原件进行核对。原件应用完后立即归还。
5. 归还时，档案管理员应对资料核对确认，无误后签字并放回原处。
    档案管理者应对归档资料应进行严格的保管，要保证借阅的可受控以及对进入档案室的人员的可受控性，保证资料的安全性及稳定性。